VKI Blog Logo

E-Mails, die ankommen

Ein Aufruf zum bewussteren Umgang mit der Betreffzeile

screenshot_e-mail-fenster.jpg

E-Mail-Fenster mit nichtssagender Betreffzeile (Bild: Screenshot/VKI)

Vor Kurzem haben wir in unserem Testmagazin KONSUMENT den Brief eines Lesers abgedruckt, der sich über den oft nachlässigen Umgang mit der Betreffzeile von E-Mails beklagt. Dem kann ich mich aus eigener Erfahrung nur anschließen.

Mehr als eine Handvoll

Zunächst einmal ist es nicht so, dass täglich nur eine Handvoll Mails in meinem Posteingang landen. Tatsächlich sind es mehrere Handvoll. Viele davon stammen von Kolleginnen und Kollegen, etliche davon sind Newsletter diverser Firmen und Institutionen (darunter erwünschte Zusendungen ebenso wie unerwünschte), aber immer wieder ist auch Leserpost dabei, die nicht über konsument@vki.at oder leserbriefe@konsument.at hereinkommt, sondern an mich persönlich adressiert ist.

Ohne Vorschau

Die Vorschau, welche die ersten 2 oder 3 Zeilen der E-Mail anzeigt, habe ich seit Jahren aus Gewohnheit deaktiviert, weil ich mich in einem ersten Sortierdurchgang nur an Absender und Betreff orientiere. Außerdem kann ich eindeutige Spamnachrichten auf diese Weise ungeöffnet löschen. Man kann sich vorstellen, dass der Betreffzeile dadurch eine große Bedeutung zukommt. Entsprechend aussagekräftig sollte sie daher sein.

Dem Thema auf der Spur

Zumindest sollte ich ihr entnehmen können, um welches Thema es sich handelt. Zusammenhanglos in der Luft hängende Schlagwörter wie „Frage“ oder „Problem“ sind da wenig hilfreich. „Windows 10“ gibt immerhin schon einen Hinweis, lässt aber immer noch offen, ob die Person ein konkretes, vielleicht dringendes Computerproblem hat, eine Anmerkung zu einem erschienenen Artikel oder vielleicht den Wunsch, unser Buch zum Theme zu bestellen.

Rasche Weiterleitung

Manchmal bin ich jedenfalls schlichtweg der falsche Ansprechpartner und eine rasche interne Weiterleitung wäre im Interesse aller Beteiligten. Außerdem steigen die Chancen, dass eine bereits archivierte E-Mail mit eindeutigem Betreff bei Bedarf auch Monate oder Jahre später noch über die Suchfunktion gefunden wird.

Verdächtige Leere

Ganz schlecht ist es dagegen, die Betreffzeile leer zu lassen, was öfter vorkommt als man glauben möchte. Das lässt nicht nur mich an die Möglichkeit von Spam denken, auch die Spamfilter der E-Mail-Programme sind darauf programmiert, betrefflose Nachrichten automatisch auszusortieren. Befinden sie sich im Spamordner, erhöht dies das Risiko, dass sie übersehen werden.

Lohnend

Wie man sieht, kann sich die Befassung mit der Betreffzeile für beide Seiten lohnen.

Kommentare erstellen

0 Kommentare

Blog-Abonnement

Ich möchte bei neuen Blog-Beiträgen eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten.
Informationen zum Datenschutz:

Die von Ihnen bekanntgegebenen Daten werden vom Verein für Konsumenteninformation (VKI) zum Zweck der Blog-Benachrichtigungen verarbeitet. Detaillierte Informationen zu Ihren Rechten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.