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Papierloses Chaos

Wenn man die (Un-)Ordnung auf die Festplatte verlagert

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Unbearbeitete Papierstapel auf einem Schreibtisch (Bild: Jat306 / Shutterstock.com)

Als vor einigen Jahrzehnten der PC seinen Siegeszug in den Büros und Haushalten antrat, machte sich bei dem technischen Fortschritt gegenüber aufgeschlossenen Zeitgenossen Euphorie breit.

In allen Bereichen würden die Arbeitsabläufe in Zukunft schneller, einfacher und übersichtlicher sein, kurz gesagt: alles würde besser werden - so hieß es. Mehr noch. Viele Vertreter der schreibenden Zunft beispielsweise waren zuversichtlich, dass auch die Kreativität durch den Computer automatisch gesteigert würde und die Texte viel leichter von der Hand gehen würden als auf der Schreibmaschine.

Der menschliche Faktor

Vieles davon stellte sich im Laufe der Zeit als Illusion heraus – nicht zuletzt die Sache mit der Kreativität. Anderes wiederum hängt bis heute stark vom Vorhandensein geeigneter (technischer) Rahmenbedingungen ab. Und einen Faktor darf man bei all dem ohnehin nie vergessen, den menschlichen nämlich. Böse Zungen aus dem IT-Bereich behaupten ja, das eigentliche Problem sitze immer vor dem Bildschirm. Das ist vielleicht ein wenig zu verallgemeinernd, aber natürlich steckt in dieser Aussage auch ein wahrer Kern.

Einsparungspotenzial

Nehmen wir als Beispiel das „papierlose Büro“. Dieser Begriff geistert seit Jahren durch die Arbeitswelt und trifft vor allem in den oberen Etagen von Unternehmen immer wieder auf offene Ohren. Einsparungen beim Büromaterial, weniger Platzbedarf und als nützlicher Nebeneffekt der Umweltschutzaspekt sind die Pro-Argumente. Dass nicht alle damit glücklich sind, auf Gedrucktes zu verzichten, ist freilich auch klar. Viele Mitarbeiter (aber durchaus auch Führungskräfte) empfinden Papierdokumente als übersichtlicher, bevorzugen handschriftliche Anmerkungen oder stehen mit dem Computer auf Kriegsfuß.

Gezwungen freiwillig

Bei mir selbst erfolgte der Umstieg gezwungenermaßen freiwillig – was natürlich eine verwirrende, weil widersprüchliche Formulierung darstellt. Hintergrund war, dass mein von zig Zetteln und Visitenkarten aufgeblähter Kalender quasi aufplatzte und seinen Inhalt im ganzen Auto verteilte. Die Bestandteile unter den Sitzen und aus den Ritzen hervorfingernd, fasste ich den Entschluss zur konsequenten Umstellung der Organisation meines beruflichen Alltags.

Nicht mit aller Konsequenz

Wie ich mittlerweile papierlos durchkomme? Unvollständig, denn ich habe die Sache niemals mit der geplanten Konsequenz durchgezogen (so viel zum Stichwort des menschlichen Faktors). Zum Leidwesen meines Kollegen vis-à-vis sind die Papierstapel auf meinem Schreibtisch allerdings deutlich geschrumpft, weshalb er sich von anderen regelmäßig spitze Bemerkungen sein „Chaos“ betreffend anhören muss. Mein Glück ist, dass sie mein eigenes Chaos auf der Festplatte nicht zu sehen bekommen. Tatsache ist nämlich, dass man ohne durchdachtes Ordnungssystem hier wie dort scheitert. (Von einem von oben verordneten papierlosen Büro rede ich gleich gar nicht. Für dessen praktikable Umsetzung müssen nämlich auch seitens des Arbeitgebers eine ganze Reihe von technischen Voraussetzungen erfüllt sein.) Die anerkennenden Blicke für mich und meinen Schreibtisch waren den Versuch trotzdem wert.

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7 Kommentare

Mu

@lmtr14: Wie Sie bereits im letzten Wort Ihres Kommentars andeuteten - genau das trifft auf Ihren Beitrag zu. 

Bild des Benutzers gschoenfeldinger

Vielen Dank für die interessanten und konstruktiven Beiträge. Mit Kritik kann ich leben, man darf allerdings auch diese gerne mit Inhalt füllen.

lm

was ist das denn für ein inhaltsloser Artikel. Müll

Mu

@Dr. Plakolm: Auch von mir haben Sie volle Zustimmung zum "papierlosen Büro". Was sich anfangs ins Gegenteil verkehrte (Papierstöße), wird nunmehr genau umgekehrt bewerkstelligt. Dokumente werden sofort gescannt und digital archiviert. Originale werden nur eine bestimmte Zeit (je nach Wichtigkeit) oder überhaupt nicht aufbewahrt. So fallen die Papierunterlagen weg und die Dokumente sind trotzdem verfügbar. Hoch- und höchstauflösende Bildschirme mit sehr großzügigen Ausmaßen tragen mittlerweile dazu bei, dass auch Bildschirmdarstellungen als angenehm und praktikabel empfunden werden. Bedenkt man, dass es mittlerweile echte 4-K-Bildschirme mit einer Diagonale von nahezu 32 Zoll ab ca 300 Euro zu kaufen gibt, dann muss man keine großartigen Diskussionen über die Anschaffung solcher Geräte führen. Lediglich die Art der Handhabung und vor allem der Wille zur Nutzung der digitalen Werkzeuge ist hier gefragt. Doch das dürfte nur eine Frage der Zeit sein...

Mu

Werter Herr Magister!

Ihr Artikel spricht mir aus der Seele! Auch ich hatte vor (mittlerweile einigen) Jahrzehnten mit diesem Problem zu kämpfen. Allerdings befand ich mich nicht in der aktuell glücklichen Lage, nämlich sehr leistungsfähige Hardware, günstigen Festplattenspeicher und vor allem das nötige Know-How zu verfügen. Unter Windows 98 bzw später NT mit einem 386-Prozessor (bzw sein etwas leistungsfähigeres AMD-Pendant), einer kleinen Festplatte oder einem Diskettenstapel versuchte ich mein Papierchaos digital in so etwas wie Ordnung zu verwandeln. Da Flachbettscanner noch sehr selten und daher entsprechend teuer waren, sortierte man eben diverse Rechnungen, Dokumente und dergleichen und versuchte die wichtigsten Ausgaben mit einem elektronischen Haushaltsbuch (zB MS Money, Quicken, etc) zu erfassen, um dann nach Stunden an Anpassungs- und Erfassungsarbeit festzustellen, dass genau das Produkt entweder nicht geeignet oder total überfrachtet war.
Das ging einige Monate gut, bis man (wie so oft im Leben) nachlässig wurde, der Schlendrian einriss und man sich vor den Spiegel stellte und eingestand: Was soll das Ganze? Es bringt doch sowieso nichts! Wozu verschwende ich meine Lebenszeit für eine derartige Bürokratie?
Und so kam es wie es kommen musste: Die Rechnungen landeten wieder in einem Karton oder in einer Schreibtischlade, wichtige Dokumente zumindest in einer Klarsichthülle und schafften es wenigstens in eine eigene Mappe zu all den anderen "wichtigen" Unterlagen.
Mittlerweile - seit gut 15 Jahren - hat sich das Blatt zugunsten des Anwenders gewendet: Hardware ist spottbillig geworden und gleichzeitig ungleich leistungsfähiger. Scanner für den Hausgebrauch haben sich auf Druckerniveau eingependelt bzw werden als "Multifunktionsgeräte" angeboten, sodass angenehmerweise gleich weniger Platz benötigt wird. Platzeinsparungspotenzial zwar ist keines vorhanden, denn dort wo evtl ein zweites Gerät stehen könnte, liegen nun die Papierstapel und warten auf die digitale Erfassung.
Von einem "Haushaltsbuch" ist mittlerweile keine Rede mehr. Dokumente werden nur mehr gescannt und in bestimmte Verzeichnisse auf der Platte abgelegt. Wenn man eine gewisse Disziplin entwickelt und sich nach den "Kategorien" des Lebens richtet (Wohnbereich, Beruf, Dokumente, Versicherungen, etc) und kein Erbsenzähler ist, dann kann man seine Belege durchaus in einem System verwalten. Führt man die Arbeiten konsequent durch (also wirklich alles scannen), dann dürfen die Originale ruhig im Schuhkarton landen und dort ausharren, bis entweder Gewährleistungs- oder allgemeine Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Indiziert man den Datenbestand noch zusätzlich (was bei den meisten Betriebssystemen sowieso Standard sein dürfte), dann stehen einem die Unterlagen blitzschnell zur Verfügung. Vorausgesetzt, man hat aussagekräftige Dokumentnamen vergeben...
Einer der größten Nachteile des digitalen Systems ist die Verfügbarkeit der Daten. Ich brauche jedenfalls ein Gerät (PC, Tablet, Smartphone), um die Dokumente abzurufen. Weiters muss das System so organisiert sein, dass ich nach Möglichkeit eine Vorschaufunktion so in das Dateimanagement integriert habe, dass evtl bei der Markierung einer Datei deren Inhalt bereits angezeigt werden kann. Nur so kann sich der Zeitaufwand in Grenzen halten und die Suche nicht zu einer Sisyphusarbeit ausarten.
Zu den Vorteilen dieses Systems zählen unter anderem: Alles was je erfasst wurde, ist auch verfügbar. Das bedeutet in der Praxis: Keine Suche in einer Schublade, kein Zeitaufwand und Ärger. Man bedenke nur wie oft man nach einer Gebrauchsanleitung für bestimmte Geräte sucht. Dabei muss diese gar nicht als Scan erfasst worden sein, viele Hersteller bieten diese bereits auf der Homepage in digitaler Form an. Dies könnte man weiterspinnen zu Anleitungen in Videoform - hier gibt es kaum Grenzen, auch nicht beim Speicherplatz.
Ein Nachteil sollte nicht unerwähnt bleiben: Datensicherung. Da es sich immerhin um wichtige Daten - unter Umständen sogar Unikate - handelt, ist die Herstellung von Kopien, idealerweise mehrfach und an verschiedenen Orten gelagert, unumgänglich. Auch die Synchronisierung der Kopien ist nicht zu unterschätzen. Hat man jedoch diese Vorgänge im Griff, gehen sie relativ zeitsparend von der Hand. Wer Vertrauen hat, kann natürlich auch die Cloud in Betracht ziehen (mit oder ohne Verschlüsselung).
Fazit: Seitdem ich meine Daten digital verwalte, sind wahre Papierberge (in Form von Ausdrucken) verschwunden. Unterlagen sind wirklich rasch verfügbar, altern nicht, brauchen keinen Platz und man kann sie zur Not in der Hosentasche transportieren.
Erschreckend ist allerdings, was sich so im Laufe eines Menschenlebens ansammelt. Man darf sich jedoch nicht der Illusion hingeben, dass man ein perfektes System hat, denn das wird es wohl kaum geben.

PS: Als optimale Ergänzung stellt sich natürlich Internetbanking dar. Bedenkt man wie mühsam es früher war die Kontoauszüge in Papierform nach bestimmten Buchungen zu durchsuchen - heute geht es quasi auf Knopfdruck mit bestimmten Abfragen. Wobei es egal ist, ob man online ist oder die Auszüge offline als PDF-Dokumente durchsuchbar zur Verfügung hat. Man findet alles und das sofort. Tabellen, Listen, Aufstellungen können mühelos erstellt werden. Diese Art der Kontenverwaltung empfinde ich wesentlich besser als ein Haushaltsbuch, denn praktisch alle Zahlungen laufen mittlerweile über das Konto.

Bild des Benutzers gschoenfeldinger

@Kreativität: Ich habe eher gemeint, dass ein Computer allein aus einem Hobbyschriftsteller noch keinen Anwärter auf den Literaturnobelpreis macht. Aber für das Schreiben selbst und das nachträgliche Feilen am Text ist er natürlich genial.

DP

Allgemeine Zustimmung; nur zur Kreativität habe ich eine andere Meinung/Erfahrung, zumindest beim Verfassen von Texten. Es ist viel leichter dort und da etwas hinzu zu fügen oder zu streichen. Es erleichtert zumindest das Schreiben enorm.

Papierloses Büro? Zumindest während meiner "aktiven" Zeiten hat sich durch die einfache Möglichkeit des Ausdruckens von Texten das Gegenteil heraus gestellt: Unmengen von Papierstößen ...

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